Política de Privacidade - Acisum

Responsável pelo tratamento

Ricardo Manuel Cerineu Canela, empresário em nome individual.

NIF: 231819986

Endereço: Praça Conde de Agrolongo 123, 4700-312 Braga, Portugal

Contacto: geral@acisum.pt

Pela dimensão da atividade, não há obrigação legal de designar um encarregado de proteção de dados. Todos os pedidos relativos a dados pessoais são tratados através do contacto indicado.

O que esta política abrange

Esta política explica que dados pessoais a Acisum trata quando utiliza a plataforma, no navegador ou nas aplicações para iOS e Android, com que finalidade, com que fundamento legal, durante quanto tempo e com quem são partilhados.

Pedimos apenas os dados necessários para prestar o serviço, informamos porque os recolhemos e não os utilizamos para outras finalidades sem o informar. Não vendemos dados pessoais nem os partilhamos para publicidade de terceiros.

A plataforma destina-se a maiores de 18 anos e não recolhemos conscientemente dados de menores.

Dados pessoais recolhidos

No contexto da utilização da plataforma, são tratados os seguintes dados:

• Dados de registo: nome, nome de utilizador, endereço de e-mail, número de telefone e palavra-passe, guardada de forma cifrada. Se indicar uma data de nascimento no seu perfil, é usada para confirmar a idade mínima de 18 anos.
• Autenticação por terceiros: quando se registar ou iniciar sessão através da Google ou da Apple, recebemos o nome, o endereço de e-mail e a fotografia de perfil associados a essa conta. Não temos acesso às palavras-passe dessas plataformas.
• Dados de perfil: fotografias, vídeos, biografia, géneros musicais, competências e ligações para redes sociais e plataformas de streaming.
• Dados de projetos e espaços: nome, descrição, localização, tipo de espaço, serviços, horários, riders técnicos e membros da equipa, com as respetivas funções.
• Dados de utilização: endereço IP, tipo de navegador, sistema operativo, páginas visitadas e datas e horas de acesso.
• Dados de reservas e eventos: negociações, datas, horários, propostas financeiras, listas de convidados, riders e detalhes de organização.
• Mensagens: o conteúdo das conversas de uma reserva, visível para os espaços e projetos que participam nessa conversa.
• Dados financeiros: IBAN do projeto, quando indicado voluntariamente para faturação entre as partes, valores das propostas e dados das faturas emitidas na plataforma.
• Recibos em PDF: o projeto pode carregar um recibo associado a um evento. Estes ficheiros podem conter dados pessoais e fiscais sensíveis, como NIF, nome completo, endereço e IBAN. Ficam alojados na Cloudflare R2 e acessíveis às duas partes do evento. A Acisum não analisa nem valida o seu conteúdo.
• Dados de terceiros: nomes e contactos introduzidos pelos utilizadores em listas de convidados, atos de suporte e contactos do responsável no local.
• Convites pendentes: quando convida alguém que ainda não tem conta, o endereço de e-mail fica guardado no convite até este ser aceite ou caducar.
• Notificações push: se autorizar notificações, guardamos a subscrição técnica do dispositivo, sem identificar o equipamento: no navegador, o endereço do serviço de notificações e as chaves criptográficas; nas aplicações iOS e Android, o token de notificações atribuído pelo Firebase Cloud Messaging.
• Registos administrativos: para segurança e auditoria, registamos as ações administrativas realizadas na plataforma, incluindo o endereço IP, o tipo de ação e os dados alterados.
• Assistente virtual: as mensagens enviadas ao assistente e as respostas recebidas, processadas por um serviço externo de inteligência artificial ou por um modelo alojado pela Acisum.
• Registos de envio de e-mail: mantemos um registo dos e-mails transacionais enviados, com o endereço do destinatário, o tipo de mensagem e o estado de entrega.
• Análise de utilização: se a autorizar, páginas visitadas, ações na aplicação, tipo de dispositivo e navegador, país inferido a partir do endereço IP, um identificador associado à sua conta e gravações de sessão, que reproduzem a navegação no ecrã. Nas gravações, tudo o que escreve e as áreas com mensagens, valores, faturas, dados bancários e contactos aparecem ocultados. Não é recolhido o conteúdo de mensagens, de reservas ou de documentos.
• Diagnóstico de erros: quando ocorre um erro técnico, é enviado para o serviço de monitorização um relatório que pode incluir o identificador do utilizador e o endereço IP. Nas aplicações iOS e Android, os relatórios de falhas incluem o modelo e o sistema operativo do dispositivo, a versão da aplicação, a descrição técnica do erro, o tipo de página onde ocorreu e um identificador aleatório da instalação, sem o nome nem a conta do utilizador.
• Denúncias, bloqueios e suspensões: quando denuncia um perfil, uma equipa ou uma mensagem, guardamos quem denunciou, o que foi denunciado, o motivo e os detalhes que escrever. Registamos também as pessoas e equipas que bloqueia e, quando um administrador suspende uma conta, o motivo e a duração da suspensão.
• Calendário subscrito: se ativar o calendário de uma equipa, criamos uma ligação privada que permite ao seu serviço de calendário obter os eventos dessa equipa, e registamos a última vez que foi consultada. Pode criar uma nova ligação, que anula a anterior, ou desativá-la nas definições.

Finalidades e fundamentos legais

Cada tratamento tem uma finalidade e um fundamento legal próprios:

• Criar e gerir a conta, os projetos e os espaços, permitir reservas, eventos, mensagens, documentos e avaliações: execução do contrato, artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD. Sem estes dados não é possível prestar o serviço.
• Confirmar a idade mínima de 18 anos, quando exista data de nascimento: cumprimento de uma obrigação legal e execução do contrato.
• Verificar o número de telefone por SMS, quando solicitado: execução do contrato.
• Segurança da plataforma, prevenção de fraude e de abuso, tratamento de denúncias, bloqueios e suspensões, registos de auditoria e diagnóstico de erros, incluindo os relatórios de falhas das aplicações: interesse legítimo, artigo 6.º, n.º 1, alínea f), na medida necessária para manter o serviço seguro e funcional.
• Comunicações de marketing e novidades da plataforma: consentimento, artigo 6.º, n.º 1, alínea a), dado no registo e reversível em qualquer momento nas definições da conta. Não enviamos marketing a quem não o autorizou.
• Análise de utilização da plataforma, incluindo a gravação de sessões: consentimento, artigo 6.º, n.º 1, alínea a), pedido no primeiro acesso e reversível nas definições.
• Conservação de faturas, recibos e outros documentos com relevância fiscal: cumprimento de obrigações legais, artigo 6.º, n.º 1, alínea c).

Análise de utilização e o seu consentimento

Para compreender como a plataforma é usada e onde melhorá-la, utilizamos o PostHog, um serviço de análise de produto alojado na União Europeia.

• Só com autorização: no primeiro acesso é apresentada uma barra onde pode aceitar ou recusar. Até aceitar, não é enviada qualquer informação para este serviço.
• Reversível: pode alterar a sua decisão a qualquer momento nas definições da conta, em «Privacidade e dados». Recusar não limita o funcionamento da plataforma.
• O que é recolhido: páginas visitadas, ações realizadas, tipo de dispositivo e navegador, país inferido a partir do endereço IP, um identificador associado à sua conta e gravações de sessão, que reproduzem a navegação no ecrã para percebermos onde a plataforma se torna difícil de usar. Nas aplicações, só uma parte das sessões é gravada.
• O que não é recolhido: o conteúdo de mensagens, de reservas, de documentos e de conversas com o assistente. Nas gravações, tudo o que escreve é ocultado, tal como as áreas que mostram mensagens, propostas, faturas, listas de convidados, contactos, dados bancários e a ligação privada do calendário.
• Sem publicidade: estes dados não são usados para publicidade, não são partilhados com anunciantes nem combinados com dados de outros sites.

Quem vê os seus dados

• Outros utilizadores: o perfil público de um projeto ou de um espaço, incluindo nome, descrição, imagens, géneros, ligações e média das avaliações, é visível para os utilizadores registados que o procurem. Um espaço só é visível para outros depois de aprovado.
• Na negociação: quando existe uma reserva, a outra parte vê os dados necessários à sua organização, como os contactos indicados, os horários, o rider, as listas de convidados e, se existirem, a fatura e o recibo do evento.
• Equipa: os membros de um projeto ou espaço veem a informação dessa entidade conforme a função que têm.
• Administração: os administradores da Acisum acedem aos dados na medida necessária para gerir a plataforma, nomeadamente para rever espaços e decidir denúncias. Para decidir a denúncia de uma mensagem, veem essa mensagem e as três anteriores e seguintes da mesma conversa. Quem foi denunciado não fica a saber quem o denunciou.
• Terceiros: não partilhamos dados pessoais publicamente nem com terceiros, exceto com os subcontratantes indicados abaixo, que os tratam por nossa conta, ou quando a lei nos obrigue, designadamente a pedido de autoridade competente.
• Calendário: se subscrever o calendário de uma equipa, o serviço de calendário que escolher, como o Google Calendar ou o Calendário da Apple, obtém através da ligação privada os eventos dessa equipa, com nome, local e horários, e trata-os segundo a sua própria política de privacidade.
• Sites externos: a plataforma inclui ligações para sites que não controlamos, como redes sociais, plataformas de streaming e mapas. Aplicam-se as políticas de privacidade desses sites.

Subcontratantes e transferências internacionais

Para funcionar, a plataforma recorre a prestadores de serviços que tratam dados por nossa conta. Alguns estão sediados fora do Espaço Económico Europeu; nesses casos, a transferência é feita com base em cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia ou noutra garantia adequada.

• Hetzner (Alemanha, União Europeia): alojamento dos servidores, da base de dados e dos serviços de apoio da plataforma. Sem transferência para fora da União Europeia.
• Cloudflare, incluindo Cloudflare R2 (Estados Unidos): alojamento de ficheiros, como fotografias, vídeos, contratos em PDF e recibos.
• PostHog (União Europeia): análise de utilização da plataforma, apenas com o seu consentimento.
• Google (Estados Unidos): autenticação através da conta Google, quando a utiliza.
• Apple (Estados Unidos): autenticação através da conta Apple, quando a utiliza.
• Serviços de notificações push: nas aplicações, Google Firebase Cloud Messaging (Estados Unidos), que entrega também as notificações do iOS através da Apple; no navegador, Google, Apple ou Mozilla, consoante o navegador. Recebem a subscrição técnica do dispositivo e o conteúdo da notificação.
• Twilio (Estados Unidos): envio do código de verificação por SMS. É transmitido o número de telefone.
• Sentry (Estados Unidos): monitorização de erros técnicos. Pode receber o identificador do utilizador e o endereço IP no relatório de erro.
• Google Firebase Crashlytics (Estados Unidos): relatórios de falhas das aplicações iOS e Android. Recebe os dados técnicos do erro e do dispositivo, sem o nome nem a conta do utilizador.
• Groq Cloud (Estados Unidos): processamento das mensagens enviadas ao assistente virtual, quando este serviço está ativo. Em alternativa, o processamento pode ser feito por um modelo alojado pela própria Acisum.
• Resend e o serviço de SMTP configurado: envio de e-mails transacionais. Tratam o endereço do destinatário e o conteúdo da mensagem.
• OpenStreetMap e Nominatim (União Europeia): conversão de endereços em coordenadas. São enviados apenas endereços de espaços, sem dados pessoais dos utilizadores.
• ip2c.org: consulta do país a partir do endereço IP, para propor o indicativo telefónico e o idioma corretos. É consultado o endereço IP, sem outros dados.

Prazos de conservação

Conservamos cada categoria de dados apenas durante o tempo necessário:

• Conta, perfil, projetos e espaços: enquanto a conta existir.
• Reservas, eventos e mensagens: enquanto a conta existir. Depois de a conta ser eliminada, o histórico da reserva permanece disponível para a outra parte, que tem interesse legítimo no registo da sua própria negociação, e passa a identificar quem saiu como utilizador removido.
• Faturas, recibos e outros documentos com relevância fiscal: 10 anos, por imposição da legislação fiscal e contabilística portuguesa, mesmo depois de a conta ser eliminada.
• Registos administrativos e de auditoria: 12 meses.
• Registos de envio de e-mails: 6 meses.
• Conversas com o assistente virtual: 90 dias.
• Convites por aceitar: 30 dias após a data de caducidade do convite.
• Subscrições de notificações push: até serem revogadas ou deixarem de ser válidas.
• Dados de análise de utilização, incluindo gravações de sessão: 12 meses, ou até retirar o consentimento.
• Relatórios de erros e relatórios de falhas das aplicações: 90 dias.
• Denúncias: 12 meses depois de serem decididas. Uma denúncia por decidir é guardada até ser decidida.
• Bloqueios e suspensões: até serem desfeitos ou levantados, ou até os dados pessoais da conta serem apagados, 30 dias depois de a eliminar.
• Ligações de calendário: até as desativar, criar uma nova ou eliminar a conta.

Eliminação da conta

• Como pedir: pode eliminar a conta nas definições da aplicação, em «Segurança», ou pedir a eliminação por e-mail para geral@acisum.pt.
• Único proprietário: se for o único proprietário de um projeto ou espaço que tem outros membros, é necessário transferir primeiro essa titularidade, para que a equipa não perca o acesso.
• Efeito imediato: a conta é desativada de imediato e deixa de ser visível ou contactável na plataforma.
• Eliminação definitiva: os dados pessoais são eliminados de forma irreversível no prazo máximo de 30 dias. Nessa altura, o nome é substituído por uma referência a utilizador removido, o endereço de e-mail e o número de telefone são eliminados e as fotografias, as subscrições de notificações e as conversas com o assistente são apagadas.
• O que permanece: os documentos com relevância fiscal, pelo prazo legal de 10 anos, e o histórico das reservas em que participou, já sem os seus dados pessoais, para registo da outra parte.
• Cópia dos dados: guarde previamente a informação que pretenda conservar. Após a eliminação, os dados não podem ser recuperados.

Os seus direitos

Ao abrigo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, tem direito de acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento, portabilidade e oposição, e pode retirar em qualquer momento o consentimento que tenha dado, sem que isso afete a licitude do tratamento anterior.

Para exercer qualquer destes direitos, basta enviar um pedido para geral@acisum.pt. Respondemos no prazo de um mês, prorrogável nos termos da lei quando o pedido for complexo. Podemos precisar de confirmar a sua identidade antes de dar seguimento ao pedido.

Se considerar que o tratamento dos seus dados viola a lei, pode apresentar reclamação à autoridade de controlo competente. Em Portugal, é a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).

Cookies e armazenamento no dispositivo

Cookies estritamente necessários

• Cookie de sessão: mantém a sessão ativa em segurança. Duração: até terminar a sessão ou sair da conta.
• Preferência de idioma (i18n_redirected): guarda o idioma escolhido, para mostrar a plataforma na língua correta. Duração: persistente.

Análise de utilização

Se autorizar a análise de utilização, o PostHog guarda no dispositivo um identificador que permite reconhecer visitas da mesma pessoa. Se recusar, ou enquanto não responder, nada é guardado por este serviço. Se retirar a autorização, esse identificador deixa de ser utilizado.

Armazenamento local

A plataforma guarda também informação no próprio dispositivo, que não é enviada para os nossos servidores, salvo o necessário para autenticar os pedidos:

• Armazenamento persistente (localStorage): o token de autenticação e o respetivo token de renovação, que mantêm a sessão entre visitas, a preferência de tema claro ou escuro e a sua resposta ao pedido de consentimento para a análise de utilização. Mantém-se até sair da conta ou limpar os dados do navegador.
• Armazenamento de sessão (sessionStorage): preferências temporárias de interface durante a navegação, como o separador ativo e os filtros de pesquisa. É eliminado ao fechar o navegador.
• Armazenamento nativo (apenas nas aplicações): nas versões iOS e Android, o token de autenticação é guardado no armazenamento seguro do sistema operativo (Keychain no iOS, armazenamento cifrado pelo Keystore no Android), em vez do navegador. As restantes preferências da aplicação ficam no armazenamento de preferências do sistema.

Não utilizamos cookies de publicidade nem partilhamos dados com redes publicitárias.

Segurança

Protegemos os dados com medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco, incluindo comunicação cifrada, palavras-passe guardadas de forma cifrada, controlo de acessos por função dentro de cada projeto e espaço e registo das ações administrativas. Nenhum sistema é totalmente imune, pelo que recomendamos o uso de uma palavra-passe forte e exclusiva.

Violação de dados pessoais

Em caso de violação de dados pessoais que possa implicar um risco elevado para os direitos e liberdades dos utilizadores, informamos os utilizadores afetados sem demora injustificada, através do e-mail associado à conta, nos termos do artigo 34.º do RGPD. A CNPD é notificada no prazo de 72 horas, nos termos do artigo 33.º do RGPD.

Decisões automatizadas

Não tomamos decisões exclusivamente automatizadas com efeitos jurídicos sobre os utilizadores, nem elaboramos perfis para esse efeito. As respostas do assistente virtual são informativas e não determinam o acesso ao serviço.

Dados de terceiros introduzidos pelos utilizadores

Quando um utilizador introduz dados de outras pessoas, por exemplo em listas de convidados, atos de suporte ou contactos do responsável no local, é ele que decide essa recolha e responde por ela. A Acisum trata esses dados apenas para a organização do evento em causa e elimina-os nos prazos indicados acima. Quem constar nessas listas pode exercer os seus direitos junto de nós, através de geral@acisum.pt, e encaminhamos o pedido ao utilizador responsável quando necessário.

Alterações a esta política

Esta política tem uma versão, identificada pela data indicada no início da página. Quando a alterarmos de forma relevante, avisamos por e-mail e na aplicação com, pelo menos, 30 dias de antecedência, e a alteração fica resumida em «O que mudou nesta versão». As correções de erros de escrita ou de formatação não dão origem a nova versão.

Contacto

Para qualquer questão sobre esta política ou sobre o tratamento dos seus dados pessoais, o contacto é o e-mail geral@acisum.pt.